יום רביעי 24 אפריל 2019
לוח הפלגות
חיפוש הפלגות כללי
יש לבחור נמל בארץ
יש לבחור נמל בחו"ל
יצוא מהארץ
יבוא לארץ
Facebook

רכש בפרויקטים: עקב אכילס או מנוף להצלחה

פעילות הרכש בפרויקט הינה ברוב הפרויקטים פעילות הכרחית שלא ניתן לדלג עליה. הרכש מהווה חלק בלתי נפרד מחבילות הפרויקט אשר תמיד נמצא בנתיב הקריטי.
26.11.17 / 10:01
רכש בפרויקטים: עקב אכילס או מנוף להצלחה
26.11.17
רכש בפרויקטים: עקב אכילס או מנוף להצלחה

 

 

 

מאת: מר דני חייט מרצה ויועץ בכיר של ארגון מנהלי הרכש והלוגיסטיקה בנושאי רכש, לוגיסטיקה, מחסנים ובקרת סיכונים בפרויקטים. מנכ"ל ובעלים של חברת "איסו וידן בע"מ".

 

בביקורי בפרויקטים השונים הן בניהולי והן בניהול חברות פיקוח מקצועיות אני מוצא שפעילות הרכש יכולה להיות מנוף להצלחת הפרויקט והפיכתו לרווחי תוך עמידה בזמן או שפעילות הרכש מייצרת תסכול רב ובפרוש תולים בה את כישלון הפרויקט מתחילתו ועד סופו.

במאמר זה אני מבקש למנות מספר כללים שיאפשרו לכם לנהל את רכש הפרויקט כך שברוב הפעמים כאשר ניהול הפרויקט מוצלח רכש לא יעמוד מנגד וישמש כאחד ממנופי ההצלחה בפרויקט.

מבנה ארגוני לניהול הרכש:

רכש מרכזי  או רכש ביזורי הינם דילמה מרכזית ולהלן הצעה: רכש מרכזי יכול לתת שירות לפרויקטים קטנים (יחסית) תוך הקפדה על מתן ערך מוסף לפרויקט הכולל שימוש בקבלנים קיימים, מינוף רכישות בכלל הפרויקטים ומתן מענה מהיר לרכישות בסכומים נמוכים.

בפרויקט גדולים (מעל 50 מיליון ₪) נקפיד על הצמדת רכש טקטי לפרויקט בכדי לבצע דרישות רכש, מעקב אחר רכישות בפועל ומתן מענה מהיר למנהל הפרויקט תוך ביצוע רכישות רחבות היקף מתחילתן ועד סופן במסגרת הפרויקט תוך ישיבה פיזית בתוכו.

הקפידו על סגרגציה בהליך הרכישה: זה שמוציא את הדרישה אינו זה שמוציא את ההזמנה שאינו זה המשלם בעבור החשבון. במידה ומתאפשר ביצוע קבלת סחורה ע"י גורם רביעי והנה הסגרגציה מושלמת לצרכי בקרה פנים ארגונית בהליך קריטי כספי חשבונאי.

 

מערכת מידע תומכת:

3 מטרות מרכזיות למערך המידע בניהול הרכש:

  1. יצירת ערוץ תקשורת אחד לכלל הרכישות בכדי לאפשר ביצוע סדרי עדיפות לדרישות הרכש השונות, לממש את תקציב הפרויקט, איחוד ומינוף רכישות.
  2. יכולת מעקב אחר ההזמנות בפרויקט בכלל השלבים השונים בתהליך והבנה מה נדרש לביצוע בשלב הבא.
  3. בקרה ניהולית על מימוש תקציב הפרויקט ושמירה על כללי הפרדת הרשויות (סגרגציה) הנדרשת ביישום התהליך.

אין אפשרות לוותר על ערוץ התקשורת האחד למימוש רכש, מבצע דרישת הרכש יהיה חייב להיכנס למערכת המידע ולהפיק דרישת רכש עם מירב המידע הנמצא בפניו באותה עת.

סטאטוסים להזמנת רכש בשלבים השונים תאפשר מעקב ובוקרה, ריבוי סטאטוסים ייצור קושי בעדכון שוטף.

הסטאטוסים המומלצים להזמנה הינם:

  1. PR - purchase request
  2. Approved PR
  3. PO – purchase order
  4. Approved PO
  5. Invoice supplier
  6. Received
  7. Paid

מעורבות מוקדמת  EPI - Early Purchasing Involvement:

רכש זקוק לזמן וכמה שיותר!! לא ניתן להתחמק מהעובדה הזו. לא רק בגלל lead-time פנים ארגוני אלא גם בכדי שהספק יוכל להתארגן ולספק את הטובין/שירות הנדרש.

מעורבות מוקדמת של הרכש הינה הכרח להצלחת הפרויקט.

כולם חשים, בעיקר בתחילת פרויקט ובמיוחד מנהל הפרויקט שתפקידם לבצע רכש בפרויקט שלהם אם זה כבר במתן הצעה לפרויקט למימושו או בתחילתו כאשר טרם התחיל הביצוע בשטח. מחשבה זו הנה חרב פיפיות לפרויקט. מנהל הפרויקט - כשיש לך זמן בתחילת הפרויקט לעסוק ברכש  זה בסדר אך מה קורה כאשר אתה במהלך ביצוע וזקוקים לך לבקרת כלל חבילות הפרויקט האם גם שם תמצא את עצמך יושב בישיבות רכש מתישות מול הספקים?

רכש נדרש שינהל את מהלך הרכישה מתחילת הפרויקט ועד לסיומו משלב הרעיון לפרויקט ועד למסירתו הסופית.. אין מניעה להשתתף בתהליך במיוחד ברכישות הגדולות אך על תוותרו על הרכש ביישום התהליך הזה. הבאה לרכש חבילות חוזים מוכנות תוך אומדן מחיר לאחר משא ומתן "מבושל" ליישום הזמנות הינה תחילתו של הכישלון בפרויקט.

תנו לרכש לממש את פוטנציאל הרכישה מתחילת התהליך ועד לסיומו מעורבותו בתהליך תאפשר לממש את הפוטנציאל הזה.

 

הליך הרכישה:

נדרשים מספר תהליכי רכש למימוש פרויקט:

  1. הליך לרכישת חבילת עבודה בעלת היקף כספי משמעותי וחוזה נלווה.
  2. הליך לרכישות בעלות היקף כספי נמוך.
  3. הליך לרכש מקוצר ודחוף.

ביצוע הזמנות כיסוי לספקים מלמד על אי קיומו של הליך מסויים או פשוט אבדן האמון בתהליך עצמו.

ריבוי בירוקרטיה ברכש מרכזי או סתם פעילות עצלה של קניין כזה או אחר לא תשאיר למנהל הפרויקט ברירה אלא ליצור הליך הפוך של כניסת הקבלן לביצוע טרם מתן הזמנה. מעל 5% מרכישות הפרויקט בהליך של הזמנת כיסוי מהווה כישלון בכלל ההיבטים: כישלון משפטי בכך שביצענו קיבול להצעה בהתנהגות בלבד (אישור מו"מ בע"פ), כישלון ליכולת מינוף הרכישה תוך הסתכלות כוללת בפרויקט, כישלון ביטוחי בכניסה לעיתים ללא כיסוי ביטוחי מתאים ועוד ועוד.

 

ההיבט המשפטי של הרכישה:

היועץ המשפטי חייב להיכנס לנעלי הארגון ומנהל הפרויקט ולהבין שחוזה צריך לממש הליך רכישה ולא צריך להכשילו. חוזה מורכב מידי, בעל עשרות סעיפים (לעיתים סותרים) אינו חלק שלא ניתן לוותר עליו. אני מזכיר שבאותו רגע שהכנסנו את הקבלן לביצוע ללא הזמנה בכתב אנו מייתרים את ההליך המשפטי הנלווה ובשלב זה כוחו של הקבלן למימוש זכויותיו גודל משמעותית (כאמור בהיבט המשפטי בלבד). הקבלנים יסכימו לחתום על חוזה בסופו של יום כי בד"כ ברצונם להמשיך לעבוד אתנו אבל מדוע נדרש שנהיה מוחלשים כבר בתחילת התהליך מולו.

יועץ משפטי צור חוזים גמישים, קצרים, בהירים וקלים להבנה!!  אין לנסות ולכסות את כלל התרחישים שיכולים להיות. אני מבטיח לכם שתפספסו עוד כמה תרחישים תמיד.

נסו להתחבר להליך הרכישה ע"פ הגמישות הנדרש. יועץ משפטי כך אחריות כמו כלל העובדים וצור את הגמישות הנדרשת בהליך החוזי ליישום פרויקט בשטח.

 

לסיכומו של נושא:

בנו מבנה ארגוני מתאים לפרויקט, ערבו מוקדם את הרכש ככל האפשר, צרו הליכים תואמים צורך בפרויקט, על תיקחו על עצמכם ביצוע הליך רכש אפילו חלקי בשלבים המוקדמים של הפרויקט ותצפו ללקיחת כלל התהליך כאשר אתם עסוקים בביצוע. צרו חוזה נוח בהיר להבנה, ידידותי למשתמש הן מצדנו והן מצד הספק.