יום שלישי 02 יוני 2020
לוח הפלגות
חיפוש הפלגות כללי
יש לבחור נמל בארץ
יש לבחור נמל בחו"ל
יצוא מהארץ
יבוא לארץ
Facebook

מחלקות רכש ולוגיסטיקה: הכנה מוקדמת לשעת חירום יכולה לחסוך משאבים יקרים בעת מצב חירום

הערכות למצב חירום בשגרה בדומה לכל מחלקה חיונית בארגון היא בעלת משמעות עליונה. ארגון בו מחלקות רכש ולוגיסטיקה בדומה למחלקות תמך אסטרטגיות נוספות אשר ישכיל להיערך מבעוד מועד עוד בימי שגרה עשוי במידה רבה לחסוך כנתח משמעותי ועיקרי מהמאמץ הנדרש בהפעלה
24.02.19 / 10:35
מחלקות רכש ולוגיסטיקה: הכנה מוקדמת לשעת חירום יכולה לחסוך משאבים יקרים בעת מצב חירום
24.02.19
מחלקות רכש ולוגיסטיקה: הכנה מוקדמת לשעת חירום יכולה לחסוך משאבים יקרים בעת מצב חירום

מאת: שלומי אדר, מומחה בינלאומי לניהול מצבי חירום

הערכות למצב חירום בשגרה בדומה לכל מחלקה חיונית בארגון היא בעלת משמעות עליונה. ארגון בו מחלקות רכש ולוגיסטיקה בדומה למחלקות תמך אסטרטגיות נוספות אשר ישכיל להיערך מבעוד מועד עוד בימי שגרה עשוי במידה רבה לחסוך כ- נתח משמעותי ועיקרי מהמאמץ הנדרש בהפעלה לקראת מצב חירום ובמהלכו של מצב חירום וחזרה לשגרה. בזמן הפעילות השוטפת על כל חברה לבצע פעולות הכנה שונות לשעת חירום ולהכין את כלל מחלקות החברה וספקיה כדי להמשיך ולפעול בחירום ולהמשיך לספק את השירותים תוך מזעור נזקים כלכליים ותדמיתיים.

ידוע שמחלקות הלוגיסטיקה מוגדרות תחת קטגוריה "לוחמים" כלומר מחלקות "יצרניות ואילו מחלקות הרכש  שתומכות במחלקות הלוגיסטיקה מוגדרות בתת קטגוריה "תומכי לחימה".

 

פעולות מוצעות להן אנשי רכש מחויבים לבצע עוד בימי שגרה:

היערכות בשעת חירום של מחלת הרכש ,מחייבות פעילות שוטפת בימי שגרה לקראת מצב חירום שעיקרה לריענון הנהלים העוסקים ברציפות עסקית בחברה, הטמעה והדרכה ותיקוף הסכמים עם ספקים קריטיים. בניהם:

  • איפיון דרישות החירום מהספקים, לצורך אספקה של חומרי גלם, אריזות ושירותים לחברה.
  • במסגרת תרגול נהלי החירום בחברה, רפרנט להיערכות בשעת חירום של מחלקת הרכש , יוודא תרגול המעבר משגרה לחירום אחת לשנה, לכל הפחות.
  • כאשר קיים צפי להכרזה על מצב חירום, או לפי שיקול דעתו של מנהל צוות החירום של מחלקת התפעול:
    1. מנהל רכש , יכנס את הצוות , לדיון הערכת מצב וקבלת החלטות לגבי המוכנות למעבר לחירום.
    2. מנהל רכש , ייזום ישיבת הערכת מצב בדרג הנהלה פנימית, במידת הצורך.

 

אחריות מנהל מחלקת הרכש ניהולי במחלקה וידוא קיום ותקינות האמצעים הבאים:

  1. יצירת קשר יזום עם הספקים לוודא את כניסתם למצב חירום.
  2. יצירת קשר יזום עם המחלקות הרלוונטיות לבדיקת היערכותם לשעת חירום וקבלת נתונים הקשורים לצורכיהם לשם תפעול המחלקה בשעת חירום.
  3. בדיקת תקפות תיק החירום.
  4. בדיקת מערכות מחשוב, במידה ולא קיימות עדכון הספקים והמחלקות הרלוונטיות על תפעול ההזמנות באופן ידני וטלפוני.
  5. הגדרת מלאי ברזל נדרש לצורך עמידה במצב של סגר ימי/אווירי.

.ניהול רמות מלאי הכולל אפיון דרישות החירום מהספקים:

כמות מינימום:

  • תיקבע כמות מינימום במלאי, בהתאם למדיניות הנהלת החברה, הכמות תעודכן על ידי קניין הרכש על פי צורך ו/או בזמן פתיחת חוזה  מול הספק.
  •  תוגדר במיוחד שיטת ניהול מלאי. במטרה לוודא מלאי ביטחון מקסימאלי של חומרי גלם, לטובת ניהול סיכונים נכון מול הספקים. רמת סדרי עדיפויות תקבע על פי שימוש הפריט ורמת המלאי.

כמות מינימום בשעת חירום:

  • בשעת חירום תיקבע כמות מינימום במלאי, בהתאם למדיניות חטיבת  התפעול, הכמות תעודכן על ידי קניין הרכש על פי צורך ו/או בזמן פתיחת חוזה/ הסכם  מול הספק.
  • יחולקו על פי חשיבותם על פי שיטת ניהול מלאי שתקבע. במטרה לוודא מלאי ביטחון מקסימאלי במוצרים, לטובת ניהול סיכונים נכון מול הספקים בשעת חירום. רמת סדרי עדיפויות תקבע על פי שימוש הפריט ורמת המלאי. כך שנוכל להיות עם במלאי במצב כוננות חירום, גם כאשר אחד הספקים אינו יכבד את ההסכם פעילות בשעת חירום.

קרטונים חומרי אריזה ומדבקות לבנות, יאוחסנו במחסן חו"ג:

  • קניין מח' הרכש יבדוק את כמות המינימום המוגדרת בדוח מול כמות שיש במחסן או בהתאם לעדכון הצורך העולה מהמחלקה הרלוונטית ויבצע הזמנות לחו"ג על פי הכמות המיטבית.
  • כמות מיטבית לרכש תתייחס לתנאי השוק (שעת חירום), מקום במחסן חו"ג, דחיפות המוצרים, מחיר, עונתיות, מאת הספק הנבחר.

היבטיים משפטיים:

  • תוגדר תוכנית פעולה מול  מחלקת המשפטית בארגון, לצורך קבלת סיוע משפטי/חוזי /אחר, שיידרש לצורך הפעלת תהליכי רכש חריג במצב חירום.
  • תוגדר תוכנית פעולה, לצורך קבלת סיוע משפטי/חוזי /אחר. ספקים אסטרטגים שחרגו מההסכמים/חוזים שנקשרו עימם  בעת מצבי חירום להם מחויבים.
  •  יוגדרו סעיפי החוק (זכויות /חובות) ע”מ להיעזר במנגנוני הפיצוי של המדינה בעת הצורך.
  • ביטוח – תקבע תוכנית מגירה במקרה ויידרש הארגון להגיש תביעות פיצוי על נזקים בזמן אמת.

לסיכום, הכנה מוקדמת בימי שגרה הינה אבן יסוד קריטית להמשך תפקודה של כל ארגון/חברה.  הפעולות שצוינו לא תהיינה בעלות תוקף אלמלא הנהלות הארגונים/חברות לא יוודאו שאכן מחלקת הרכש  תפעל בהלימה ליתר פעילות המחלקות האסטרטגיות בארגון/חברה ובכפוף לפעולות מחוץ לחברה בדגש על קבלת שירותים מספקים חיוניים.  

חשוב מאוד שכל ארגון/חברה יבחנו האם התהליכים להן נערכו נבדקו וברי מימוש. על כל בעלי התפקידים הרלוונטיים בארגון/חברה להתכנס יחדיו ולבחון את התוכניות המוצעות של המחלקות השונות להפעלה בחירום, על כל הנהלת חברה לתרגל במסגרת דיון "שולחן עגול" משחקי סימולציה על מנת להציף אתגרים ובעיות שעלו וצצו בתהליכים הקיימים וקשרי התלות בין המחלקות.  בדרך זו נחשפים ובוחנים איך כל מחלקה ערוכה לביצוע ומשפרים תהליכים  עוד זמן שגרה אשר קריטיים  להמשך תפעול החברה בחירום מחד ולבידול תחרותי של החברה מאידך למול אותם חברות שלא טרחו להיערך כראוי.

 

שלומי אדר, הינו מומחה בינלאומי לניהול מצבי חירום תשתיות ביטחון  וסייבר בסקטור העסקי בתחום היערכות ומוכנות לחירום, אירועי אפר"ן (אירועי פתע רבי נפגעים) ובחינת תהליכי עבודה והתאמתם לארגון. בעל ניסיון של מעל 30 שנה במגזרי התעשייה, חברות היי-טק ותשתיות.