10 טיפים לניהול רכש בסין

מתכנן נסיעה לתערוכה בסין? בחן בקפידה את רשימת החברות המציגות בה

משה שלו - עדכון אחרון: 26/10/2010 09:15:17

1. מתכנן נסיעה לתערוכה בסין? בחן בקפידה את רשימת החברות המציגות בה וודא שהיא מיועדת לשוק הבינלאומי. יש כל כך הרבה תערוכות בסין שקשה להחליט לאילו מהן כדאי להגיע. לכל תערוכה יש אתר אינטרנט המסביר לאיזה קהל היא מיועדת ומציג את הספקים המשתתפים בה. אולם חלק גדול מהאתרים הללו נוטים "להרחיב" את האמת בכל הנוגע לפרטי התערוכה. הרבה פעמים האתר יוצר רושם שמדובר בתערוכה ברמה לאומית עם חברות מכל רחבי סין, ובפועל, יתכן כי מדובר בתערוכה אזורית עם מעט יצרנים מאזורים אחרים. בעיה דומה קיימת גם בקטגוריות המוצר. תערוכה מסוימת יכולה להיות מוצגת כתערוכה בינלאומית לרהיטים אך כשאתה מגיע אליה אתה מגלה שרוב המוצרים המוצגים בה הם מזגנים מסוגים שונים. זה טוב אם אתה מחפש אוויר קר, אבל זה לא ממש אידיאלי אם אתה מחפש רהיטי גן. לכן, חשוב מאוד לבחון מקרוב את רשימת החברות המופיעה באתר ולבדוק אם הספקים שאתה מחפש אכן משתתפים בתערוכה. יש לקחת בחשבון שתערוכות רבות מתרכזות במכירה לשוק הסיני ופחות לשווקים בינלאומיים. על עוד שיקולים לבחירת התערוכה המתאימה תוכלו לקרוא כאן. רשימה של תערוכות אפשר למצוא ב-  Global Sources.

1. הכנות לקראת נסיעה לתערוכה. כשכבר בחרת לאיזו תערוכה לנסוע, מומלץ להירשם מראש באינטרנט כדי לעקוף את תורי הרישום הארוכים בכניסה לתערוכה. כדאי גם לדאוג מראש לנהג שיאסוף אותך לאחר התערוכה כי התנועה מאוד סואנת בשעות הסגירה וחבל שתתקע שעתיים בחוץ בריב על מונית. חשוב להביא נעליים נוחות ולא לשכוח תיק עם גלגלים לכל הניירת שמצטברת. בתכנון הנסיעה כדאי להקדיש כמה ימים אחרי התערוכה לביקור במפעלים פוטנציאליים. הרי מדובר בתצוגה, מה שאומר שהספק מציג את הצד הטוב ביותר שלו. אם אתה רוצה לדעת את האמת על תנאי הייצור והאיכות במפעלו, עשה את המאמץ לבקר במפעל אחרי התערוכה ובדוק עם מי יש לך עסק.

1. כמות הספקים שמציגים בתערוכות הגדולות של סין היא עצומה ובהחלט עלולה לבלבל. כדי לברור את המוץ מהתבן הסיור צריך להיות מאורגן ולהתנהל בצורה יעילה. בשלב הראשון מומלץ לערוך סיבוב מהיר, להתעלם מספקים שמציגים מוצרים לא רלוונטיים או מחברות שדרושות להן התאמות כדי שתוכלו לעבוד יחד. הרבה יותר אפקטיבי לדבר עם מישהו שיש לו ניסיון במוצר שאתה מחפש מאשר לדבר עם מישהו שאמנם יש לו עניין לעבוד איתך אבל הוא חסר ניסיון. בשלב השני כדאי לעבור בין הספקים שסימנת לעצמך כמעניינים ולשאול סדרת שאלות מהירות בנושאים הבאים:

-          האם יש לו דרכי תקשורת והובלה מספקים?

-          האם יש לו הסטוריה של ייצור וייצוא?

-          האם יש לו המלצות מלקוחות?

-          מהי קיבולת הייצור של המפעל ומה הם לוחות הזמנים של הייצור?

-          איך מתנהל תהליך בקרת האיכות?

-          איזה חלק מהייצור מבוצע על ידי קבלני משנה ואיזה חלק מתבצע במפעל עצמו?

-          האם אפשר לבקר במפעל ולבצע בדיקות איכות וספרי חשבונות בעצמך? (אם הוא אומר "לא", ברח ומצא ספק אחר). אם הוא מפחד להראות את המפעל ואת מערכת בקרת האיכות, קרוב לודאי שיש לו משהו להסתיר.

-          איך נעשה התמחור? אם התשובה מוצאת חן בעיניך, שקול דיון נוסף לאחר התערוכה עם שלושה-ארבעה ספקים נבחרים.

לא כדאי לסמוך על הזכרון. מומלץ להביא מצלמה דיגיטלית ומחברת ריקה ולפני שעוזבים עמדה, לצלם ולרשום את הפרטים שיסייעו לארגן את המידע אחרי התערוכה.

1. כרטיסי ביקור. כשמחלקים כרטיסי ביקור בתערוכה, אם הם באנגלית או בסינית, יש לצפות לזרם בלתי פוסק של דואר זבל שיכול להמשך גם כמה שנים. לכן, מומלץ לפתוח כתובת דואר במיוחד לתערוכה ולהדפיס כרטיס ביקור בהתאם. הסינים מייחסים חשיבות רבה לכרטיס הביקור. כאשר אתה מקבל כרטיס ביקור בסין, עליך לאחוז בו בשתי ידיים ולעיין בו בתשומת לב. לא מומלץ להכניס את כרטיס הביקור לכיס ולא נהוג לכתוב עליו הערות.

1. שירותי תרגום. מכיוון שמדובר בסין קרוב לודאי שתרצה לקחת מתורגמן שיעזור לך במו"מ עם הספקים ובסיורים למפעלים. בתחום הזה יש מאות סטודנטים שלהוטים לעבוד איתך, ולרבים מהם יש אנגלית טובה למדי. הרבה סינים דוברי אנגלית מציפים את הירידים בחיפוש אחר אנשים שצריכים "עזרה". הם עשויים לגבות ממך סכום לא מבוטל ו\או להיכנס בעצמם לעסקה ולקחת אחוזים מהמפעל שמולו אתה מנהל את המו"מ (אתה לא מדבר סינית, איך תדע?).

כמה טיפים בנוגע למתורגמני רחוב - ראשית, אלא אם הצורך שלך הוא בשירותי תרגום מאוד כלליים, האנשים האלה לא באמת יוכלו להועיל לך. שנית, להזמין אדם נוסף למו"מ, ברוב המקרים, מזיק הרבה יותר ממועיל. שלישית, אם אתה לא יודע דבר על האנשים האלה, איך תוכל לבטוח בהם שיעשו מה שאתה מבקש? שורה תחתונה - הם לא שווים את הסיכון. זה יהיה נבון להביא איתך מתורגמן שאתה סומך עליו או שמכיר את התחום המקצועי שלך, או לשכור שירותי תרגום מחברה שלישית שאין לה אינטרסים מסחריים בתחום ורק תעזור לך בעניין התרגום.

1. תיאום ציפיות. בתקווה להשיג את תשומת לבו של הספק ולהשיג מחיר טוב, אנשי רכש נוטים להגזים בתיאורם את גודל ההזמנה הצפויה. אם הייצור מתחיל וההזמנות שהובטחו לא מתחילות להגיע, הם עלולים למצוא את עצמם מול ספק מאוד לא מרוצה. הספק נדרש להשקיע ולהתחיל להריץ את ההזמנה ואם הוא חש שהוליכו אותו שולל, אותו איש רכש צפוי להתקל בבעיות רבות, החל מירידה באיכות השירות שהוא מקבל ועד לסירוב של ממש לקבל ממנו הזמנות חדשות או אפילו לשלוח לו את ההזמנות שכבר העביר. כדאי להיות ישר לגבי גודל ההזמנה הצפויה. זו גם הדרך לוודא שאתה מוצא ספק שמתאים לצרכים שלך. כשחברות גורמות לספק הסיני להאמין שהן יזמינו 200,000 יחידות ובסופו של דבר מזמינות 100,000 יחידות, אין להן מה להתפלא כשהספק מנסה להכפיל את המחיר על ההזמנה. התחלה כזו היא בד"כ פתח לצרות.

1. בדיקת ספקים. ביקור בסין, פגישה בתערוכה וסיור ראשוני במפעל לא תמיד מספיקים כדי להחליט מי הספק המתאים ביותר שאיתו מעוניינים לעבוד. לעיתים מומלץ לשכור שירותי ייעוץ חיצוניים אך במקרים אלה כדאי לזכור שאם שוכרים חברה מקומית שתבצע בדיקה, אי אפשר להיות בטוחים שהיא תדאג דווקא לאינטרסים שלכם. במקרים רבים, החברות האלה עובדות עבור שני הצדדים, במילים אחרות, החברה יכולה לחייב אותך ואת המוכר, ולגבות עמלה גם ממך וגם ממנו. תמיד כדאי לזכור ששום דבר בסין לא נעשה חינם - אם מישהו מוסר לך, לדוגמא, זהות ספק בחינם, כנראה שיש לו אינטרס לעשות את זה. עם זאת יש בסין גם הרבה חברות רציניות ואמינות לזיהוי וניתוח ספקים. את רובן אפשר למצוא ב- www.chinasourcinginfo.org.

בכל מקרה, אם מחליטים לערב חברת ייעוץ, לפעמים כדאי לבחור בחברה שדווקא לא עוסקת ישירות בתחום שלכם, אבל יש לה מוניטין ונסיון רב בעבודה בסין. צוות של חברה כזו יכול לשמש כיועץ אובייקטיבי בתהליך ללא סכנה שאינטרס כלכלי ישבש את שיקול דעתו שכן הוא אינו מתכוון להיות שחקן פעיל בתחום.

1. הגנה על קניין רוחני. במקרים בהם המוצרים שלך מותאמים אישית זו תהיה טעות גדולה לתת לספק רק רעיון כללי לגבי המוצר הרצוי ולהניח שהוא יוכל לעשות את הנדסת המוצר עבורך. אך אם תסביר לספק כיצד לתכנן, הוא יניח שמאחר והוא זה שביצע את הההנדסה והתכנון הרי שהוא בעל הזכויות על המוצר. זה מאוד מסוכן אם יש לך מוצר ייחודי. במרבית המקרים מחלוקות בנוגע לקניין רוחני נוצרות כאשר החברה הזרה פשוט "מניחה" שהזכויות שייכות לה. אם איכפת לך מזכויות היוצרים שלך, וודא שיש לך הסכם כתוב (עדיף בסינית) המפרט בדיוק מה שייך למי.

1. התאמה לשוק היעד. סין מצטיינת בלקחת רעיונות ותכניות מהדף ולהפוך אותם למציאות. אך למפעלים הקטנים והבינוניים לעתים אין גישה לתחום שלך מבחינת הרגולציה הממשלתית הנדרשת והגישה לחומרי הגלם. באופן כללי, מפעלים סינים לא מצטיינים בהבנת הצרכים שלך ובהתאמת המוצר לשוק שלך. חשוב לתת לספקים בסין הוראות מפורשות, כולל רשימת חומרים.

10.  ניהול רכש בסין. חברות ישראליות משקיעות זמן רב ומשאבים באיתור ספקים איכותיים, ומעסיקות אנשי בקרת איכות על מנת להבטיח את איכות המוצרים. עם זאת, הרבה פעמים עקב אכילס של האופרציה הוא שהחברה מצפה שאנשי בקרת האיכות ינהלו גם את כל תהליך הרכש, הכולל בין השאר תיאום וניהול ספקי חומר הגלם, יצרנים, חברות שילוח, יצוא, מכס, מיסוי, החזרי מע"מ ועוד ועוד. כל עוד הכמויות קטנות עדיין אפשר להטיל על איש בקרת האיכות לבצע זאת, אך כשהעסק מתמסד והכמויות גדלות זה מתחיל להיות בעייתי. בשלב הזה ניתן לפנות לחברה מקצועית שאינה צד בעסקה כדי שתבצע את ניהול הרכש והתיאומים ותמקסם את היעילות והרווחיות של התהליך.

קבוצת חברות הניהול PTL Group לדוגמא, מתמחה בניהול רכש בסין ומספקת את שירותיה לחברות מישראל ומאירופה. לדברי אריה שרייר סמנכ"ל הקבוצה: "לא פעם פגשנו חברות שרוכשות בסין שנים רבות ונהנות ממחיר זול, אך כששאלנו אותן אם הן נהנות מהחזרי מע"מ ביצוא, לא היה להן מושג על מה אנחנו מדברים. הן גם לא ידעו להגיד לנו אם המחיר שהן משלמות כולל או לא כולל מע"מ. במקרים רבים גילינו שהספק הרשה לעצמו למכור במחיר זול כיון שידע שהוא מקבל חלק מהמע"מ בחזרה, מע"מ שהיה שייך לחברה הרוכשת. זו דוגמא קטנה של ניהול אובייקטיבי שיכול לחסוך זמן וכסף רב". "החברות שפונות אלינו לקבלת שירותי ניהול רכש כבר עובדות עם ספקים בסין ויודעות בדיוק מה הן צריכות" אומר שרייר, "כחברה שעוסקת בניהול רכש אנו ערוכים לבצע ניהול שוטף של מערך הרכש הכולל את כל התיאומים הלוגיסטיים, שינוע למחסן מרכזי ותהליכי היצוא, מכס, מיסוי, החזרי מס וכדומה".